Zu Hause arbeiten: Gut organisiert klappt es besser

Zu Hause arbeiten ist für viele Menschen ein Traum. Wenn er dann wahr wird, sei es, weil der Arbeitgeber es gestattet, einen Teil der täglichen Arbeit in den eigenen vier Wänden zu verrichten oder weil sich der Betroffene für eine selbständige Tätigkeit entschieden hat, wird klar: Ohne ein gewisses Maß an Ordnung und Organisation funktioniert es nicht.

Das Home Office
Um konzentriert arbeiten zu können, ist ein fester Arbeitsplatz erforderlich. Dabei ist nicht unbedingt ein abgetrennter Raum erforderlich, der ist nur für das Finanzamt relevant, auch die Größe ist nicht entscheidend. Wichtig ist, dass hier alle Arbeitsmittel wie Akten, Informationsmaterial, und Geräte in Reichweite sind und auf Alles ohne große Suchaktionen zugegriffen werden kann. In der Regel sollte der Arbeitsplatz für alle Bürotätigkeiten aus einem Schreibtisch, Schubladencontainer, Regalen, Schrank und einem bequemen Bürostuhl bestehen. Günstig ist es, wenn der Arbeitsplatz vom Rest des Zimmers durch einen Raumteiler getrennt ist, um Störungen zu vermeiden. Auf dem Schreibtisch sollte der Computer seinen Platz finden, Peripheriegeräte wie Drucker, Scanner, Faxgerät usw. können auf Regalen untergebracht werden, damit genügend frei Fläche auf dem Schreibtisch für Notizen, Unterlagen und zu bearbeitende Unterlagen bleibt.

Zu Hause arbeiten: Störungsfrei arbeiten

Wer zu Hause arbeiten möchte oder muss, sollte sich darüber im Klaren sein, dass das Zuhause so organisiert werden muss, dass die erforderliche Konzentration auf die Aufgaben möglich ist. Mit allen Mitbewohnern sollte besprochen werden, dass das arbeitende Familienmitglied zwar anwesend ist und im Notfall bei anstehenden Problemen zur Verfügung steht, ansonsten aber nicht gestört werden sollte. Wenn das Wohnzimmer tagsüber auch als Spielzimmer für die Kinder oder zum Fernsehen genutzt wird, sollte der Arbeitsplatz besser ins Schlafzimmer oder einen anderen Raum verlegt werden, der weniger intensiv genutzt wird. Wichtige Telefonate, die viel Konzentration erfordern und keine Unterbrechungen dulden, sollten in Zeitspannen gelegt werden, in der nicht mit Störungen zu rechnen ist. Während ihrer Arbeitszeiten sollten private Außenkontakte, die von der Tätigkeit ablenken, weitestgehend eingeschränkt werden.

Trotz Computer: Organisieren Sie Print-Dokumente mit System

Wenn auch der größte Teil der Unterlagen, mit denen im Home Office gearbeitet wird, auf dem Computer gespeichert ist, sollten die wichtigsten Dokumente auch in schriftlicher Form vorliegen. Kein Computer ist vor Abstürzen hundertprozentig geschützt und sie möchten auch dann arbeitsfähig sein, wenn die moderne Elektronik streikt. Die ausgedruckten Dokumente können in unterschiedlichen Systemen abgelegt werden. Am einfachsten und wohl auch am Bekanntesten ist die Ablage in Ordnern. Hier kann pro Thema ein Ordner angelegt werden, in dem die Dokumente dann alphabetisch oder chronologisch abgeheftet werden können. Für manche Bereiche ist es sinnvoller, vorhandene Unterlagen in Pendel- oder Hängeregistraturen abzulegen. Hängeregistraturen und Pendelschienen können auch nachträglich in Schränken und Schubladen angebracht werden. Welche Form der Ordnungssysteme gewählt wird, hängt meist vom persönlichen Geschmack oder den Erfordernissen des Aktenmaterials ab.
Altablage
Wer über Jahre im Home Office arbeitet wird feststellen, dass sich immer mehr Unterlagen ansammeln. Da hilft nur, mindestens einmal im Jahr gründlich Ordnung schaffen und wegwerfen, was nicht mehr gebraucht wird. Dabei müssen die gesetzlichen Fristen für bestimmte Akten eingehalten werden. Alle Unterlagen, die mehrfach vorhanden sind, mit Sicherheit nicht mehr gebraucht werden, weil sie überholt sind oder bei denen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sollten entsorgt werden. Bei sensiblen Daten sind die Unterlagen bei einem professionellen Altakten-Entsorger am besten aufgehoben. Alles, was ein paar Jahre aufbewahrt werden muss, kann in Aktenkartons geräumt, entsprechend beschriftet und dann in einem Abstellruam oder trocken Keller gelagert werden. Das hilft, im Home Office Ordnung zu halten. Dies gilt nicht nur für Akten in Papierform, sondern auch für Speichermeiden aller Art.

Kommentar schreiben

Kommentare: 0